Nhập công thức toán học/hóa học phức tạp trong Word

Với bài viết dưới đây, bạn có thể gõ các công thức toán học, vật lý, hóa học… phức tạp ngay trong Microsoft Word một cách đơn giản và nhanh chóng.

Sử dụng tính năng sẵn có của Word

Đối với Word 2007

Nếu đang sử dụng Word phiên bản 2007, bạn có thể sử dụng tính năng đã được tích hợp sẵn để gõ các công thức toán học vào văn bản của mình.

Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Di chuyển con trò của Word đến vị trí bạn muốn chèn công thức.

- Chọn tab Insert từ menu của Word 2007, nhấn vào nút Equation (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt và =), lập tức tab Design sẽ được xuất hiện trên menu của Word, có chứa đầy đủ các biểu tượng, ký tự toán học và các công thức toán học phức tạp.

- Khi kích chọn 1 dạng công thức toán học, Word 2007 sẽ liệt kê danh sách các kiểu công thức có thể sử dụng của dạng công thức toán học đó.

- Sau khi đã chọn được 1 dạng công thức, công thức đó sẽ được chèn vào vị trí con trỏ chuột hiện tại, đồng thời sẽ chừa các ô trống để người dùng có thể điền vào các giá trị tương ứng.

Các ô trống được chừa để điền vào các giá trị của công thức

Đối với Word 2003

Tính năng gõ các công thức toán học không được tích hợp sẵn trong Word 2003 mà cần phải được cài đặt thêm. Để sử dụng tính năng này, bạn cần phải có đĩa CD cài đặt Office 2003 (hoặc bộ cài đặt chứa trên ổ cứng của mình).

Thực hiện theo các bước sau để cài đặt thêm tính năng mới cho Office 2003:

- Bỏ đĩa CD cài đặt Office 2003 vào ổ đĩa máy tính (trong trường hợp bộ cài đã chứa sẵn trên ổ cứng, có thể bỏ qua bước này).

- Nhấn nút Start, chọn Ctrol Panel -> Add/remove Programs.

- Tại danh sách các phần mềm đang được cài đặt trên hệ thống, tìm đến Microsoft Office, nhấn nút Change.

- Tại hộp thoại hiện ra sau đó, đánh dấu chọn Add or Remove Features rồi nhấn Next để tiếp tục.

- Tại hộp thoại Custom Setup hiện ra, đánh dấu chọn Choose advanced customization of applications rồi nhấn Next.

- Danh sách các tính năng đã được cài đặt sẽ được hiển thị. Kích vào biểu tượng dấu + tại mục Office Tools, một danh sách khác hiện ra. Bạn kích chuột vào mục Equation Edition và chọn Run from My Computer.

- Nhấn nút Update.

- Bây giờ, quá trình sẽ sử dụng đĩa cài đặt Office để cài đặt thêm tính năng mới cho Word 2003. Trong trường hợp bộ cài nằm trên ổ cứng, bạn nhấn nút Browser, tìm đến thư mục chứa bộ cài và nhấn OK để tiếp tục quá trình.

- Sau khi hoàn tất quá trình cập nhật tính năng mới, kích hoạt Word 2003. Tại giao diện chính, bạn chọn View -> Toolbar -> Customize.

- Tại hộp thoại Customize hiện ra, chọn tab Command. Kích chọn mục Insert ở bảng bên trái, danh sách các tính năng sẽ được liệt kê ở bảng bên phải. Tìm đến tính năng Equation Editor.

- Sử dụng chuột kéo và thả biểu tượng này lên thanh Toolbar của Word 2003. Bây giờ, mỗi khi bạn cần chèn các công thức toán học vào nội dung của file Word, chỉ việc nhấn vào biểu tượng này và lựa chọn các công thức cần thiết.

Tính năng này cũng có thể được kích hoạt ngay khi cài đặt Office 2003, bạn chỉ việc thực hiện các bước như đã hướng dẫn ở trên trong quá trình cài đặt.

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ

Trong trường hợp bạn không còn giữ lại bộ cài đặt Office 2003, hoặc những công thức toán học sẵn có của Office 2007 không đủ làm bạn hài lòng, hãy thử sử dụng các add-in hỗ trợ dưới đây.

- MathType:

Được đánh giá là phần mềm hàng đầu để gõ các công thức toán học trong Word, cung cấp khá đầy đủ và đang dạng các công thức, biểu tượng toán học…

Download bản dùng thử (30 ngày) của MathType tại đây.

Sau khi download và cài đặt, nếu đang sử dụng Office 2007, mỗi khi bạn khởi tạo hoặc mở 1 file văn bản, một điệp sẽ xuất hiện như hình minh họa bên dưới.

- Nhấn vào nút Options, chọn Enable this Content ở hộp thoại hiện ra và nhấn OK để xác nhận.

Bây giờ, trên giao diện Office 2007 sẽ xuất hiện thêm 1 tab MathType (với Office 2003 sẽ xuất hiện một thanh công cụ mới). Để bắt đầu gõ các công thức toán học phức tạp, bạn tìm đến tab MathType, nhấn nút Inline.

Cửa sổ soạn thảo văn bản mới hiện ra, cho phép bạn gõ các và khởi tạo các công thức toán học phức tạp. Sau khi đã hoàn tất các công thức, bạn có thể lưu nội dung thành 1 file văn bản riêng biệt, hoặc copy nội dung vào trong file văn bản hiện tại.

Để gỡ bỏ MathType, bạn gỡ bỏ như một phần mềm bình thường.

- EquPixy: là add-in dành cho Word, cho phép chèn các công thức và biểu tượng toán học đơn giản vào nội dung của file văn bản. Thế mạnh của EquPixy đó là hỗ trợ khá tốt việc gõ các công thức và phương trình hóa học.

Download EquPixy hoàn toàn miễn phí tại đây.

Sau khi cài đặt, tab Add-in mới sẽ được xuất hiện trên menu của Office 2007 (hoặc một thanh công cụ mới đối với Office 2003). Điều đầu tiên cần làm là bổ sung đầy đủ các biểu tượng mà EquPixy cung cấp, để làm điều này, bạn nhấn vào biểu tượng tùy chọn của EquPixy (nằm ở ngoài cùng bên phải).

Tại hộp thoại EquPixy Options hiện ra, bạn nhấn chọn hết tất cả các biểu tượng mà add-in này cung cấp và nhấn Save. Quay trở lại tab Add-in trên menu của Office, sẽ thấy thêm nhiều biểu tượng mới được hiển thị.

Chẳng hạn, để gõ công thức hóa học H2SO4, các chỉ số 2 và 4 thường được ghi nhỏ hơn so với các ký tự khác. Với EquPixy, bạn có thể gõ tất cả các công thức hóa học cần thiết theo cách thông thường, sau đó bôi đen để chọn các công thức vừa gõ được, sau đó chọn chức năng Chemical Formula của EquPixy, lập tức, các công thức hóa học sẽ được hiển thị theo đúng kiểu thường thấy.

Đặc biệt, một tính năng rất hữu ích của EquPixy đó là kiểm tra tính chính xác của các phương trình hóa học. Bạn có thể thử kiểm tra xem một phương trình phản ứng hóa học đã được cân bằng chính xác hay chưa bằng cách bôi đen chọn phương trình cần kiểm tra và nhấn vào nút Chemical Equation Check.

Nếu phương trình hóa học là chính xác, hộp thoại OK sẽ hiện ra. Ngược lại, EquPixy sẽ thông báo lỗi, thậm chí còn hướng dẫn bạn cách thức để sửa lỗi gặp phải trong phương trình hóa học.

Để gỡ bỏ EquPixy, bạn mở cửa sổ EquPixy Options, nhấn vào biểu tượng chiếc thùng rác ờ góc dưới bên trái của cửa sổ rồi nhấn nút Yes ở hộp thoại hiện ra sau đó.

Thủ thuật nhỏ để gõ nhanh công thức hóa học và toán học

Nếu đang gõ văn bản và muốn gõ nhanh các công thức đơn giản mà không muốn nhờ đến các công cụ khác, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl và = để gõ chỉ số của công thức hóa học (chẳng hạn H2SO4) và tổ hợp phím Ctrl – Shift và + để gõ ký tự mũ (chẳng hạn 2 mũ 3, 2 bình phương…)

Theo Dantri

Tìm kiếm email dễ dàng trong Outlook

Nếu bạn muốn tìm một email trong Outlook, tính năng Search là rất hữu ích. Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy khó chịu khi tính năng này chỉ tìm kiếm được những email hiện thời. Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn cách tìm kiếm tất cả các thư cùng với những thư đã bị xóa trong tính năng Search trong 2010 và 2007.

Outlook 2010

Khi tìm kiếm một email bạn đã nhận vài tháng trước đây, thật khó chịu khi kết quả tìm kiếm có thể là không có gì. Lúc này, bạn nên kích vào Try searching again in All Mail Items.

Mặc định, Outlook 2010 được cài đặt chỉ tìm kiếm những folder đang có. Chúng ta có thể thay đổi địa điểm tìm kiếm bằng cách kích vào thẻ File để truy cập Backstage rồi kích vào Opions.

Trong Outlook Options, kích vào Search. Ở Results, chọn All folders và tích vào Include messages from the Deleted items folder in each data file when searching in All Items. Sau đó, kích OK

Giờ đây, khi tìm kiếm một email cụ thể nào đó, tất cả folder cũng sẽ được tìm kiếm, bao gồm cả những dữ liệu đã bị xóa.

Nếu tìm kiếm được quá nhiều kết quả và bạn không muốn vậy, tích vào Current folder và chỉ cần tích thêm vàoinclude messages from Deleted Items…

Outlook 2007

Trong Outlokk 2007, kích Tools > Options. Ở màn hình Options, kích vào Search Options

Ở cuối Search Options, tích vào included Deleted Items and All folders. Kích OK

Nếu cảm thấy nhàm chán khi kết quả tìm kiếm chỉ là những folder hiện tại khi tìm kiếm một email, hãy thêm các tính năng tìm kiếm để có thể tìm những thứ bạn muốn một cách dễ dàng hơn.

Chúc các bạn thành công!

QTM ( Theo Howtogeek )

Những tính năng Office 2010 có thể bạn chưa biết

Theo các chuyên gia của Microsoft Việt Nam, Office 2010 có nhiều tính năng giúp giảm thời gian, tăng hiệu quả quản lý thông tin mà nhiều người dùng Việt chưa để ý.

Office 2010 cung cấp khả năng làm việc cộng tác mới và cải tiến công nghệ truyền thông hợp nhất giúp người làm việc văn phòng giảm thiểu được nhiều chi phí đi lại, hỗ trợ việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, chuyên môn dễ dàng và nhanh chóng hơn,

giảm chi phí từ việc phải trang bị những công cụ phần cứng và phần mềm đắt tiền từ các hãng thứ ba, giảm chi phí lưu trữ và băng thông khi biến e-mail trở thành một công cụ làm việc cộng tác chủ chốt. 

Chức năng co-authoring

Với office 2010, thay vì sử dụng e-mail là phương tiện chủ yếu, bây giờ nhiều người có thể làm việc trên cùng 1 tài liệu cùng lúc trong nhiều ứng dụng khác nhau trong bộ Office 2010 (như Word, PowerPoint, OneNote và Excel). Nếu bạn là chủ nhân của tài liệu, bạn có thể phân quyền cho ai được phép chỉnh sửa phần nào trên tài liệu của mình. Đây là chức năng mới “Co-authoring” trên Word 2010.

Cụ thể, Office 2010 cho phép nhiều người cùng truy cập vào một Server document cùng 1 thời điểm làm việc trên những phần khác nhau của cùng 1 tài liệu. Bạn có thể thấy được tình trạng hiện thời của tài liệu, như ai là người đang truy cập và họ đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu. Từ đó bạn có thể gọi điện thoại qua VoIP hoặc thực hiện một tin nhắn tức thì (IM) cho ai đó chỉ với 1 cú click chuột ngay trong tài liệu, tuy nhiên điều này yêu cầu phải cài đặt Communicator và Office Communication Server. Ngoài ra, bạn có thể khóa 1 đoạn văn bản để chỉ 1 người sửa vào cùng 1 thời điểm.

Tài liệu sẽ không tự động cập nhật thay đổi, các tác giả sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa sẽ tiến hành đồng bộ thủ công để tránh sự phân tâm trong lúc soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng có thể quyết định hạn chế số lượng người tham gia chỉnh sửa tài liệu một cách cụ thể, cho toàn bộ tài liệu hay chỉ cho từng phần nhất định.

Chức năng co-authoring cũng có trên PowerPoint 2010 nhưng không hỗ trợ hiển thị thông tin về những người đang truy cập tài liệu. Co-authoring cũng chạy được trên OneNote 2010 (và cả OneNote 2007) khi bạn tiến hành chia sẻ NoteBooks nhưng chỉ có tên của các tác giả khác xuất hiện mà không có biểu tượng về tình trạng; những thay đổi sẽ được cập nhật một cách tự động và gần như là “real time”.

Khả năng chia sẻ một ứng dụng

Bạn sẽ không cần phải tốn thêm chi phí trang bị những công cụ đắt tiền và thời gian lắp đặt công phu mà vẫn có thể chia sẻ ứng dụng với những người khác dễ dàng, thông qua chức năng Backstage view mới của các ứng dụng Office 2010; thông qua Office Communicator 2010, từ đó người xem sẽ có thể xem rõ ràng các ứng dụng mà bạn đang chia sẻ và những thay đổi mà bạn đang thực hiện. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh được những vấn đề liên quan đến tương thích, giảm bớt thời gian setup hệ thống phức tạp và cho phép các đồng nghiệp thấy được rõ ràng các tài liệu mà mình đang trình bày để tránh hiểu nhầm thông tin.

Chẳng hạn, 1 giám đốc marketing đang chuẩn bị làm việc với các nhân viên kinh doanh, một số thành viên không ngồi cùng một nơi, anh ta không cần phải thiết lập một hệ thống broadcast phức tạp và cũng không muốn gửi file tài liệu qua e-mail vì tập tin khá lớn vẫn cần chỉnh sửa trong lúc thảo luận. Từ PowerPoint 2010, anh ta có thể thực hiện việc chia sẻ ứng dụng này với tất cả mọi thành viên và cập nhật thông tin ngay trong quá trình trao đổi và đảm bảo rằng mọi người đang nói chuyện trên cùng 1 nội dung tài liệu.

Tuy nhiên, để làm được bạn cần phải có OCS và SharePoint Server. 

Kiểm soát e-mail và lịch làm việc

Outlook 2010 được tích hợp rất nhiều tính năng mới nhằm giúp mọi người kết nối được với nhau và tổ chức được thông tin một cách khoa học. Sau đây là một vài điểm nhấn có thể giúp bạn tiết kiệm được thêm thời gian và gửi đúng thông điệp cho đúng người nhận.

Outlook 2010 sẽ cảnh báo khi bạn dự định gửi e-mail cho một nhóm hay một người bên ngoài công ty, hoặc cho một nhóm người rất lớn hoặc cho ai đó đang không ở văn phòng. Ngoài ra, bộ phận IT có thể định nghĩa lại MailTip tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình. Điều này sẽ giúp giảm số lượng e-mail dư thừa từ những cảnh báo vì ai đó không thể trả lời e-mail; tránh việc gửi đi những thông tin không đúng cho một nhóm người rất lớn; bảo vệ sở hữu trí tuệ hoặc thông tin khi gửi ra khỏi phạm vi doanh nghiệp.

Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh chuẩn bị gửi một bản báo cáo về hoạt động bán hàng cho giám đốc là Grey Smiley. Tuy nhiên anh ta cũng không nhận ra rằng khi gõ và chữ Grey thì chương trình tự động điền là Grey Smith. Grey Smith lại là một khách hàng trong khu vực.

Với chức năng mail tips, nhân viên kinh doanh này sẽ nhận được một cảnh báo rằng anh ta đang chuẩn bị gửi e-mail cho một người ngoài công ty và có thể giúp anh ta chỉnh sửa lại sai sót này tránh gửi những thông tin quan trọng tới người bên ngoài.

Ngoài ra, Outlook 2010 còn có tính năng Custom Actions, tận dụng ưu điểm của những hành động thông dụng cho những lệnh hoặc cú click chuột khác nhau như forward 1 thư đến nhóm trong khi gắn thêm 1 tác vụ, điền thêm một ghi chú trong 1 thư mục và trả lời, tổ chức một cuộc họp nhóm hoặc nhiều hơn thế nữa… (tương tự như việc tạo một Macro thông qua giao diện đồ họa vậy). Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian thao tác trong hộp inbox hoặc calendar bằng cách giảm số lượng click chuột cho các hành động ; tánh tìm kiếm các lệnh bằng cách giữ những lệnh ưa thích ở ngay trung tâm và nhóm chúng lại với nhau.

Chẳng hạn, một người quản lý sản phẩm của nhiều bộ phận khác nhau. Anh ta phải nhận rất nhiều email trong một ngày và gặp khó khăn trong việc tổ chức lại thông tin của các sản phẩm khác nhau. Với Custom Actions, anh ta có thể tạo 1 shortcut cho mỗi sản phẩm để forward đến nhóm cộng tác của mình, lưu giữ chúng trong thư mục phù hợp và xóa thư trong hộp inbox chỉ với 1 cú click chuột duy nhất.

Theo ICTNews ( Microsoft )

10 cách để quản lý Inbox trong Outlook 2010

Có khi nào bạn nghĩ rằng mình quá tải trong việc quản lý các hòm thư? Dường như khi công nghệ tiến càng nhanh, ngày càng có nhiều email được “rót” vào trong hòm thư của chúng ta. Chúng ta có thể nhận email từ đồng nghiệp, bạn bè, đối tác, người thân trong gia đình và các trang mạng xã hội. Tất nhiên, rất nhiều những email trong số này chúng ta không cần đến, thậm chí là không cần biết tới nội dung của nó.

Tuy nhiên, những email thừa này sẽ không thể “định cư” hoàn toàn trong hòm thư của chúng ta được nữa. Dưới đây là một số cách thiết thực nhất để sử dụng các tính năng của Outlook 2010 nhằm lấy lại quyền kiểm soát hòm thư của bạn.

1.Sử dụng hiển thị hội thoại

Conversation view - hiển thị hội thoại - là tính năng mới trong Outlook 2010 có khả năng kết nối tất cả email vào một cuộc hội thoại giữa 2 hoặc nhiều người. Hội thoại này bao gồm cả thư gửi và nhận để bạn có thể dễ dàng nhìn toàn bộ hội thoại. Bật Conversation view bằng cách kích vào thẻ View rồi kích tiếp Conversations. Tiếp đến, chọn Messages In Conversations để bắt đầu. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt một số lựa chọn khác, ví như Always Expand Conversations, trong danh sách Conversations để cài đặt hiển thị hội thoại theo cách bạn muốn.

2.Phớt lờ những hội thoại phiền nhiễu

Đã bao giờ bạn được gửi tới một hội thoại khiến bạn phải ngạc nhiên? Hoặc có thể thành viên 2 đội nào đó đang tranh luận cách dùng của dấu phẩy nhưng bạn lại có việc phải làm trong ngày. Bạn có thể phớt lờ một hội thoại và loại bỏ việc nhận những đăng tải “vô vị” sau này. Kích vào message cuối cùng của tin nhắn bạn muốn phớt lờ đi. Sau đó, kích vào thẻ Home rồi kích tiếp vào Ignore trong mục Delete group. Một hộp thoại sẽ hiển thị, hỏi mục đích bạn muốn thực hiện. kích vào Ignore Conversation để hoàn thành công việc. 

3.Kích hoạt quản lý message với Quick Steps

Quick Steps là tính năng mới trong Outlook 2010, cho phép bạn kích hoạt công việc quản lý mail chỉ với một cú kích. Bạn có thể sử dụng Quick Steps với các chương trình - Add To Calendar, To Manager, Done, Team E-mail, và Reply & Delete – để ngay lập tức gửi message tới địa chỉ bạn muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo riêng cho mình một Quick Steps bằng cách kích vào nút More trong Quick Steps gallery và chọn Create New.

4.Tạo file junk mail

Điều này có vẻ ngớ ngẩn,nhưng nó rất quan trọng để phải chuột bất kì một junk message nào bạn nhận, chỉ đến Junk và kích vào Block Sender. Theo thời gian, file này sẽ từ chối các file của spam hoặc những người gửi khác bạn không mong muốn. Như vậy, mục thư đến của bạn sẽ không còn thư rác nữa.

5.Giúp công việc trở nên tiện lợi hơn với AutoArchive

Tất cả chúng ta khi muốn truy cập nhanh một message quan trọng sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải chờ Outlook tìm kiếm email cũ trong một mớ những email và cất chúng vào file archive trên máy tính hoặc server của công ty. Tuy nhiên, AutoArchive có thể giúp bạn giữ cho hòm thư đến được gọn gang.

Theo mặc định, AutoArchive sẽ bị tắt. Bạn có thể bật lại tính năng này và điều chỉnh cài đặt của bạn bằng cách kích vào thẻ Folder rồi kích tiếp AutoArchive Settings trong mục Properties group. Trong thẻ AutoArchive, chọn Archive This Folder Using These Settings và điền “tuổi” cho các mục tin bạn muốn lưu trữ, nơi bạn muốn lưu trữ những mục tin đã cũ, và liệu bạn có muốn loại bỏ những mục tin cần phải xóa ở trong mục thư đến hay không. Sau khi đã đưa ra những lựa chọn, kích vào OK để lưu những thay đổi. 

6.Ai đã tạo ra các rule?

Đôi khi rule không phải là một ý tưởng tồi, nhất là khi bạn muốn quản lý một số lượng lớn email và bạn cần phải sắp xếp chúng theo người nhận, theo dự án hoặc theo người liên lạc. bạn có thể dễ dàng tạo ra các rule có thể sắp xếp các message của bạn, để bạn có thể đọc chúng chi tiết hơn hoặc cũng rất dễ dàng khi bạn muốn tìm kiếm một email nào đó.

Bắt đầu bằng việc kích vào message từ một người gửi bạn muốn tạo rule để quản lý. Sau đó, kích vào Rule trong thẻ Home và chọn Create Rule. Điền những lựa chọn đã được thiết kế sẵn (Message đến từ ai? Dòng subject ghi cái gì?) và chọn bạn muốn Outlook làm gì với những message này. Kích OK để tạo rule và Outlook sẽ bắt đầu thực hiện các mong muốn của bạn với những email message bạn nhận sau này.

7.Loại bỏ những email thừa 

Outlook có rất nhiều lựa chọn để bạn có thể cài đặt mail sau khi nhận mail. Một số message bạn thực sự không muốn bỏ vào trong hòm thư mãi mãi. Trong trường hợp này, hãy sử dụng: meeting invitations. Bạn có thể yêu cầu Outlook tự động xóa bất kì một message bạn đã trả lời bằng cách hiển thị hộp thoại Outlook Options (kích File > Options rồi kích tiếp vào thẻ Mail). Kéo chuột xuống trong khu vực Send Messages và kích vào Delete Meeting Requests and Notifications From Inbox After Receiving. Cuối cùng, kích vào OK để lưu lại những thay đổi vừa tạo.

8.Dọn sạch tất cả mọi thứ

Bạn đã có một hộp thư đến gọn gàng chưa? Một nơi bạn có thể vào trực tiếp một email bạn muốn mà không phải mất công tìm kiếm hoặc kéo chuột lâu? Bạn đã từng sắp xếp các message theo folder và loại bỏ hoàn toàn những email bạn không cần nữa?

Outlook bao gồm một số tính năng dọn dẹp, có thể giúp bạn tạo một không gian rộng rãi trong hòm thư tới. Công cụ này đưa ra cho bạn 3 lựa chọn đối với mục tin bạn muốn loại bỏ. Bạn có thể loại bỏ hội thoại đã được chọn, loại bỏ folder hiện tại hoặc loại bỏ những folder và folder con (nghĩa là xóa toàn bộ). Khi kích vào công cụ, Outlook sẽ cho bạn biết nó đang thực hiện xóa những message không còn dùng đến nữa và cho chúng vào folder Deleted Items của bạn. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách kích vào Settings và điền cài đặt bạn mong muốn. Sau đó, kích vào OK để xóa những email bạn đã lựa chọn và lấy lại được một chút khoảng trống cho những mail sắp tới.

9.Tìm kiếm thông minh với filters

Mọi người cảm thấy ngại khi sử dụng Outlook filters bởi họ nghĩ nó có quá nhiều vấn đề để có thể sử dụng thích đáng. Tuy nhiên, sự thật lại ngược lại. Nếu bạn cân nhắc tới khoảng thời gian bỏ ra để quét rất nhiều message chỉ để tìm kiếm một email bạn cần, bạn sẽ hiểu được giá trị của công cụ trên.

Bộ lọc trong Outlook sẽ giúp bạn tìm kiếm những message đạt một số tiêu chuẩn. Ví dụ, bạn có thể hiển thị nhanh những message có tệp tin đính kém, hoặc những message bạn đã gửi tới một người nào đó, message có chứa từ “petunia” ở nội dung bên trong,… sau khi đã tạo được cài đặt cho những message này, bạn có thể làm bất cứ điều gì với chúng – xóa chúng, cho chúng vào trong một folder để nó không có thể làm rối hộp thư tới của bạn, hoặc bạn có thể in chúng ra và dán chúng trước mặt (rất ít khả năng xảy ra điều này). Bạn có thể tìm thấy bộ lọc này trong công cụ Filter E-mail trong Find group của thẻ Home. Bạn có thể kích vào More Filters để hiển thị thẻ Search Tools để bạn có thể xem được tất cả những bộ lọc.

10.Kết hợp và kiểm soát

Điều này có vẻ khác thường nhưng nó thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian khi mang tới tài khoản Outlook 2010 tất cả các tài khoản email trên web của bạn. bạn có thể dễ dàng cài đặt tài khoản của mình bằng cách kích vào thẻ File và chọn Add Account ở giữa dòng trên cùng của thẻ Info trong hiển thị Backstage.

Thực hiện theo các bước để email có thể hoạt động chính xác. Sẽ có một folder email mới được tạo ra, dành riêng cho tài khoản email trên web của bạn. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn kiểm tra email (hoặc Outlook tự động làm việc này), tất cả các tài khoản được kiểm tra và bạn sẽ không phải thoát ra để truy cập vào trang web mail nào, điền địa chỉ email và mật khẩu rồi tự mình kiểm tra email mới.

Tuy vậy, điều này sẽ khiến bạn phải đối mặt với nhiều email hơn. Nhưng sau khi đọc xong 9 bước bên trên trong bài báo này, chắc chắn rằng bạn đã có đủ khả năng để giải quyết với vấn đề này. Như vậy là chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách quản lý hòm thư đến trong Outlook 2010 dễ dàng hơn. Mong rằng những 10 cách trên sẽ tiện ích với bạn.

Lamle (Techrepublic)

Tạo và quản lý Quick Steps trong Outlook 2010

Một trong những chức năng khá mới mẻ và tiện dụng nhất của Microsoft Outlook 2010 là Quick Steps – có thể giúp người dùng tạo, quản lý và áp dụng nhiều chức năng trong 1 thao tác duy nhất để quản lý email.

Thiết lập Quick Steps

Tại thẻ Home, bấm mũi tên hiển thị của Quick Steps và chọn Manage Quick Steps:

Cửa sổ Manage Quick Steps mở ra, tại đây người sử dụng có thể lựa chọn giữa các chức năng chính. Tại bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ sửa đổi bước To Manager. Chọn To Manager > Edit:

Và chúng ta bắt đầu chỉnh sửa các bước áp dụng. Ví dụ, chúng ta cần chuyển tiếp bất kỳ email nào cho cấp trên. Do đó, điền địa chỉ email của những người quản lý, lựa chọn mức độ quan trọng, và thêm dòng text chú thích bên cạnh. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể di chuyển những email này đến 1 thư mục bất kỳ nào đó:

Lựa chọn phím tắt phù hợp:

Sau khi lưu lại, mở 1 email bất kỳ mà bạn muốn gửi đến cấp trên và chọn To Manager từ hộp chức năngQuick Steps:

Tại đây, bạn có thể chuyển tiếp, thêm hoặc bớt người nhận nếu muốn:

Tạo Quick Step của riêng bạn

Mặt khác, bạn cũng có thể tạo Quick Step của riêng mình nếu muốn. Tại thẻ Home, chọnCreate New từ ôQuick Steps:

Và chọn các hành động thích hợp, đặt tên, thêm dòng text chú thích – sẽ hiển thị khi bạn di chuột qua hộp Quick Steps:

Ví dụ, chúng ta sẽ copy email đến thư mục bất kỳ và đánh dấu những email này. Ngoài ra, bạn có thể thêm các hành động khác nếu muốn:

Những bước thực hiện được áp dụng trong lần thử nghiệm này bao gồm: đặt tên cho hành động là Copy to: misc, thao tác áp dụng là sao chép email tới thư mục misc … sau đó nhấn Finish:

Bây giờ, trong mục Quick Steps, bạn sẽ thấy Step vừa tạo:

Và chúng ta sẽ thử nghiệm bằng cách mở 1 email bất kỳ và áp dụng Quick Step:

Nhưng hãy lưu ý rằng, nếu bạn có nhiều tài khoản trong Outlook thì sẽ phải thiết lập Quick Steps riêng biệt cho từng tài khoản tương ứng. Nếu không muốn sử dụng Quick Steps thì nhấn chuột phải lên đó và chọn Delete.

Trên đây là 1 số thao tác cơ bản để thiết lập và sử dụng Quick Steps trong Outlook, rất tiện lợi trong việc quản lý email.

Chúc các bạn thành công!

T.Anh ( theo HowToGeek )